Ley 87 de 1993, control interno es el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos, mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones, actuaciones, administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de la políticas trazadas por la dirección y en atención a la metas u objetivos previstos.

En los Artículos 209 y 269,    de la Constitución Política así como la Ley 87 de 1993 en su artículo 6°, establece que la responsabilidad por el diseño y aplicación es del Representante Legal en cada Entidad; sin embargo, es importante precisar que la aplicación de los métodos y procedimientos es de todos aquellos servidores públicos que desempeñen funciones. Es un compromiso que se extiende a todos los niveles de la organización, mediante el ejercicio del autocontrol en cada una de las actuaciones de los servidores públicos.

El Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar que la gestión administrativa de las entidades y organismos del Estado logren el cumplimiento de la misión y los objetivos propuestos de acuerdo con la normatividad y políticas del Estado. Este Sistema se fundamenta en la autorregulación, autocontrol y autogestión de todos los servidores públicos de la Institución, como instrumentos básicos para el diseño, implementación y funcionamiento.

(Decreto 648 de 2017)

 

  • Liderazgo Estratégico:  Las actividades que componen esta línea son:
  • Presentación de informes y manejo de información estratégica
  • Establecimiento de canales de comunicación del Instituto de Tránsito y Transporte de Sogamoso, para recibir y transmitir información veraz.
  • Seguimiento continuo a las metas e indicadores estratégicos así como a los riesgos cuya materialización tenga un mayor impacto para la misma
  • Interacción efectiva con el Comité de Coordinación de Control Interno, teniendo en cuenta que la función de éste Comité es la de aprobar y adoptar las mejoras al Sistema de Control Interno.
  • Presentar al Comité de Coordinación de Control Interno los resultados de las auditorías adelantadas.
  • Diseñar, implementar y someter a aprobación del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, el Programa Anual de Auditoría.

 

Enfoque de Prevención: valor agregado al Instituto mediante la asesoría permanente y formulación de recomendaciones y/o sugerencias con alcance preventivo, para la toma de decisiones frente al quehacer institucional y su mejora.     Proponer herramientas de autoevaluación (Mecanismos de verificación y evaluación, que le permiten a la entidad medirse a sí misma).

 

Evaluación de la Gestión del Riesgo: Evaluar los aspectos tanto internos como externos que puedan llegar a representar una amenaza para la consecución de los objetivos organizacionales. con las siguientes actividades:

  • Asesoría y Acompañamiento.
  • Evaluación Independiente respecto a la efectividad de los controles (diseño, ejecución e impacto en el riesgo).
  • Relación con entes Externos de Control:Servir como puente entre los entes externos y el Instituto, con el fin de facilitar el flujo de información con dichos organismos.
  • Evaluación y Seguimiento: Evaluar y contribuir a la mejora en los procesos de gestión, control y administración de las entidades, utilizando para ello un enfoque sistémico y disciplinado.

Administración del Riesgo:

Dar cumplimiento a lo previsto en el Decreto 1537 de 2001, en su artículo 4o. “(…) la identificación y análisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las Oficinas de Control Interno, evaluando los aspectos tanto internos como externos que pueden llegar a representar una amenaza para la consecución de los objetivos organizacionales, con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y las Oficinas de Control Interno e integradas de manera inherente a los procedimientos.

  1. Acompañamiento y Asesoría:

El artículo 9° de la Ley 87 de 1993 señala entre otras cosas, que le corresponde a la Oficina de Control Interno, asesorar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. En desarrollo de tales funciones, el Artículo 3° del Decreto 1537 de 2001, Parágrafo del Artículo 12 de la Ley 87 de 1993;” (Parágrafo del artículo 9°). Identifica el Acompañamiento y Asesoría como uno de los principales tópicos que enmarcan el rol de las Oficinas de Control Interno.

  1. Evaluación y Seguimiento:

La Evaluación Independiente, se ejecuta a través de dos elementos: • Evaluación del Sistema de Control Interno,

  • Auditoría interna. Estas dos etapas a su vez requieren de una etapa de seguimiento, de manera que pueda verificarse que las acciones derivadas de las evaluaciones y de las auditorías internas sean implementadas de manera eficiente y eficaz.

Así mismo, debe realizar seguimiento y evaluación a los siguientes aspectos de la entidad:

 

  • La entidad cuente con los procesos identificados y que sus procedimientos tengan información acerca de: qué, quién, cómo, cuándo hacerlos, así como los puntos de control previamente definidos.
  • A la fluidez y oportunidad en las interrelaciones entre los procesos misionales y de apoyo, para el logro de los objetivos institucionales.
  • Racionalización de los procesos y los trámites en la entidad, de manera que se agilicen las respuestas, sin descuidar los puntos de control y la transparencia.
  • A los informes a la Alta Dirección sobre los hallazgos encontrados con el fin de contribuir al mejoramiento continuo y a la corrección o prevención de posibles riesgos.
  1. Fomento de la Cultura del Control:

Se enmarcan en verificar que los controles de  cada una de las actividades del Instituto  estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución del Instituto; es  valioso fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional y en el cumplimiento de los planes, programa, proyectos y  metas y objetivos, como instancia evaluadora del Sistema de Control Interno. Como marco referencial para desarrollar este propósito estatal es indispensable unificar criterios conceptuales y metodológicos respecto del papel de la cultura en las organizaciones,

  1. Relación con Entes Externos:

La Oficina de Control Interno debe ser quien facilite los requerimientos de los organismos de Control Externo y la coordinación en los informes de la Entidad, verificándose de esa manera el rol de facilitar, al interior y al exterior, el flujo de información  debe ser clara, oportuna y con veracidad,  En este sentido, se debe advertir que esta oficina cumple un papel fundamental, por cuanto sirve como puente entre los entes externos y la entidad misma, y para ello debe identificar previamente la información relevante y pertinente que estos requieran, así como los funcionarios idóneos para atender sus requerimientos.